ストーリーで学ぶ法務１年目の教科書〜第４回今すべき仕事は何か？

法務の技法

作者: 芦原一郎
出版社/メーカー: 中央経済社
発売日: 2014/06/13
メディア: 単行本
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１．はじめに

このシリーズもついに第４回。皆様のご愛顧のお陰です。ありがとうございます。

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今回は「仕事の回し方」といことで、複数の仕事をどうやって回して行くかの基本を取り上げます。

２．ストーリー

登場人物
僕（山田太郎）　　１年目のインハウス。修習が終わってそのまま入社したばかり。
井上摩耶先輩　　　５年目の先輩インハウス。美人だが性格がキツい。
大越課長　　　　　我ら法務課の課長。

「お疲れ様です。」

「お疲れ〜。」

　今日も一日の仕事が終わり、帰宅しようとすると、ちょうど井上先輩も仕事を終えて帰るところだった。流れで、一緒に駅に向かうことになる。

「井上先輩は、あんまり残業されませんよね。仕事は多くないんですか？」

前々から疑問に思ったことを「ついうっかり」聞いてしまった。

「キミは何をいっているのかね？」

ギロリ、と井上先輩の眼が光る。

「毎週対応する案件の数は３０〜５０件ってところだ。」

「そ、そんなに案件があるんですか？　今僕は一日一件なので。」

大体毎朝「これを夕方までやっておいて」という形で井上先輩から仕事をもらうので、井上先輩が処理しなければいけない案件の数がそんなに多いとは思ってなかった。

「キミはまだ案件の『回し方』が分からないだろうと思って、〆切まで余裕があって、教育的レビューをしてあげられれそうなのを１日１本選んでキミに渡している、それだけだ。」

こういうと、井上先輩は大袈裟にため息をつく。

「そんなにたくさん案件があって、どうやって処理してるんですか？１件１〜２時間しか時間がないんじゃ。。。」

「それは『平均』だろう。短いものは５分だし、時間をかけるものは５〜１０時間ということもある。そうすると問題は、週４０時間＋αの有限な時間の中、それぞれのタイミングにおいて『今、何をやるか』だ。」

「どうやって、今何をやればいいか決めるんですか。」

「リストを作るのが一般的だな。いわゆるTODO Listだ。各案件で優先順位をつけて、一番上にあるタスクこそが『今やるべきこと』になる。」

「優先順位って、どうやってつけるんですか？」

素朴な疑問が湧いて来る。

「まず、〆切がいつか、というのは１つの基準になる。明日〆切の作業と今日〆切の作業が残っていれば今日〆切を優先する。」

「それはなんか分かる気がします。」

「そして優先順位の上位にどれくらい作業が残っているかにもよるが*1、一定以上の『すぐ終わる』仕事は優先順位を上げてよい。」

「どういう意味ですか？」

「例えば、１日がかりの仕事をやろうとする朝に『５分で終わる』仕事が舞い込んだとする。この場合、どちらも今日中に終わらせければならないという場合、優先順位は平等だが、ここで１日がかりの仕事を先にやると、５分で終わる仕事はいつ終わる？」

「今日の夜です。」

「でも、今その仕事をやれば？」

「５分後に返すことができます。」

「そうすると、『仕事が速い』と思ってもらえて信頼を得ることができる。状況によっては、『仕事が速いと思われると仕事が集中し、忙しくなって困る』といったこともあるが、今のうちの会社はできるだけ法務が事業部門の信頼を勝ち取ってこまめに相談をしてもらえるようにして、トラブルをできるだけ前段階で防ぐことが重要な段階なので、どちらかというと信頼関係を得ることが重要だな。」

「なるほど、それ以外に、考慮要素はありますか？」

「これは辛い、嫌だ、と心理的に気が重い、憂鬱になる事案はそれだけで優先順位をあげるべきだ。」

「鬱案件って、具体的にどういうものですか？」

「例えば、前の案件でトラブルになった担当者からの依頼とか、自分がチェックした契約書でトラブルが起こった事案とか、色々心理的に嫌な案件はあるだろう。あとは事件類型として、クレーマー対応が嫌だとか、人によって嫌な案件は色々ある。こういう案件であれば機械的に優先度を上げる。」

「どうしてですか？」

「機械的に優先度を上げないと、自分で勝手に理由をつけて後回しにしてしまうからだ。後手に回ると、案件処理は大変だぞ。」

こういう井上先輩の声は妙に実感がこもっていた。

「明日からTODO Listを作ってやってみます。」

「そうだな、『案件を回す』訓練のため、同時に複数件の仕事を割り当てるようにするから、やってみなさい」

気付いたら、僕たちは駅の改札のところまで来ていた。

「井上先輩、ありがとうございます。また明日！」

「ああ、また明日！」